Allgemeine Geschäftsbedingungen «Fotobestände ordnen — Offlineversion»

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

1.1 Diese AGB gelten für alle Aufträge der Dienstleistung «Fotobestände ordnen — Offlineversion» (Einsendung oder Übergabe physischer Datenträger), bestellt über vrf.ch. Für die Onlineversion (Upload über den Cloud-Zugang) gelten eigene AGB. Massgeblich ist die bei Bestellung akzeptierte Fassung.

1.2 Der Vertrag kommt mit Abschluss der Bestellung auf vrf.ch zustande. Die beim Kauf gewählte Paketgrösse bestimmt den Richtpreis (Ziff. 4).

1.3 Bestimmte Erklärungen holen wir beim Kauf einzeln und ausdrücklich ein (Checkboxen): Zustimmung zu diesen AGB und zur Datenschutzerklärung, Einwilligung in die Gesichtserkennung (sofern der gewählte Arbeitstyp sie umfasst), Zusicherungen nach Ziff. 5.

2. Leistung

2.1 Wir ordnen den übergebenen digitalen Foto-/Medienbestand automatisiert nach dem gewählten Arbeitstyp (z. B. chronologisch; nach Personen und Anlässen; Nachlass). In das gelieferte Archiv aufgenommen werden Foto- und Videodateien. Dateien anderer Art (u. a. Dokumente, Audiodateien, System- und Programmdateien) sowie Duplikate und Rohdatenformate (RAW) werden nicht ausgeliefert; jede solche Aussonderung wird in der Auftrags-Dokumentation nachvollziehbar ausgewiesen. Wir erstellen eine Abschluss-Dokumentation sowie ein digitales Archiv-Dashboard und liefern den geordneten Bestand zurück.

2.2 Die Verarbeitung erfolgt vollständig lokal auf firmeneigenen Systemen in der Schweiz. Kundenmaterial wird nicht an Cloud-KI-Dienste oder sonstige Dritte übermittelt.

2.3 Der eingesandte Datenträger wird von uns nur gelesen, nie verändert; die darauf befindlichen Originale bleiben unangetastet und gehen mit der Rücklieferung vollständig an den Kunden zurück. Die Lieferung ist ein aufbereitetes Archiv aus dem angelieferten Material. Massstab der Vollständigkeit ist der dokumentierte Nachweis, dass jede angelieferte Datei entweder ausgeliefert, in umgewandelter Form ausgeliefert (Ziff. 2.5), als Duplikat ausgesondert oder als Nicht-Bildmaterial ausgeschlossen wurde — belegt durch Prüfsummen (QualiCheck).

2.4 Automatisierte Analysen (Datumszuordnung, Duplikat-, Gesichts-, Orts- und Inhaltserkennung) arbeiten nach dem Stand der Technik, aber nicht fehlerfrei. Geschuldet ist fachgerechte, sorgfältige Ausführung — nicht ein bestimmtes Erkennungsergebnis (z. B. lückenlose oder fehlerfreie Personen-Zuordnung).

2.5 Formatumwandlung: Foto- und Videodateien in Formaten, die verbreitete Web-Browser nicht darstellen können (z. B. HEIC, ältere Camcorder-Formate), werden für die Lieferung in browser-taugliche Formate umgewandelt (Fotos: JPEG; Videos: MP4/H.264, maximal 1080p). Die Ausgangsdateien solcher Umwandlungen sind nicht Teil des gelieferten Archivs; sie bleiben als Originale auf dem Datenträger des Kunden erhalten (Ziff. 2.3). Jede Umwandlung wird dokumentiert.

3. Ablauf und Mitwirkung

3.1 Nach dem Kauf erhält der Kunde die Versandadresse und eine kurze Checkliste. Er sendet seine Datenträger (z. B. Festplatte, USB-Stick, Speicherkarten) ein oder übergibt sie persönlich und macht die nötigen Angaben (u. a. deklarierte Datenmenge, Arbeitstyp, Wunsch-Bezeichnungen).

3.2 Dem Kunden wird empfohlen, nach Möglichkeit eigene Kopien seiner Daten zurückzubehalten. Der eingesandte Datenträger wird von uns nicht verändert (Ziff. 2.3); während der Auftragsdauer sichern wir das angelieferte Material zusätzlich verschlüsselt. Für den Transport gilt Ziff. 9.

4. Preise, Aufwandcheck, Zahlung

4.1 Die Paketpreise auf vrf.ch sind Richtpreise auf Basis der vom Kunden deklarierten Datenmenge. Die Zahlung beim Kauf gilt als Anzahlung. Hinzu kommt der Datenträger-Zuschlag gemäss Preisliste (Handling der Einsendung).

4.2 Nach Eingang des Datenträgers prüfen wir die tatsächliche Menge und Beschaffenheit (Aufwandcheck). Weicht sie von der Deklaration ab, teilen wir den definitiven Preis mit (Mehr- oder Minderkosten). Die Verarbeitung beginnt erst, wenn der Kunde den definitiven Preis bestätigt hat und der Rechnungsbetrag bei uns eingegangen ist.

4.3 Bestätigt der Kunde den definitiven Preis nicht innert 30 Tagen, können beide Seiten vom Vertrag zurücktreten; der Datenträger wird eingeschrieben zurückgesandt, allfällige Kopien bei uns werden gelöscht, die Anzahlung abzüglich einer Umtriebspauschale gemäss Preisliste zurückerstattet.

5. Zusicherungen des Kunden; ausgeschlossene Inhalte

5.1 Der Kunde sichert zu, über sämtliche Rechte am übergebenen Material zu verfügen bzw. zur Beauftragung befugt zu sein (bei Nachlässen: als Erbe oder mit Zustimmung der Erbengemeinschaft).

5.2 Ausgeschlossen sind Bestände mit Inhalten der Kategorien (a) sexuelle Handlungen und Pornografie, (b) Kriminalität und Gewalt, (c) Waffen und Sprengstoffe. Der Kunde sichert zu, dass sein Bestand keine solchen Inhalte enthält.

5.3 Eine automatisierte Vorprüfung unterstützt uns beim Erkennen solcher Inhalte; sie ist Arbeitshilfe, keine Prüfgarantie. Verdachtsfälle werden nicht verarbeitet, sondern ausgesondert und dem Kunden gemeldet.

5.4 Bei Verstoss gegen Ziff. 5.1 oder 5.2 dürfen wir den Auftrag ganz oder teilweise abbrechen. Bereits erbrachter Aufwand ist geschuldet. Bei mutmasslich strafbaren Inhalten bleiben gesetzliche Melde- und Herausgabepflichten vorbehalten.

6. Gesichtserkennung (biometrische Daten)

6.1 Arbeitstypen mit Personen-Zuordnung nutzen lokale Gesichtserkennung; dabei werden biometrische Merkmale der abgebildeten Personen verarbeitet.

6.2 Diese Verarbeitung erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kunden (separate Checkbox). Der Kunde bestätigt, dass er befugt ist, diese Einwilligung für die abgebildeten Personen zu erteilen bzw. deren Information sicherzustellen. Ohne Einwilligung wird ohne Gesichtsanalyse (chronologisch) sortiert.

6.3 Biometrische Daten werden ausschliesslich lokal verarbeitet und mit dem Auftrag gelöscht (Ziff. 8).

7. Auslieferung

7.1 Die Auslieferung erfolgt auf dem eingesandten Datenträger des Kunden (sofern der freie Speicherplatz ausreicht) oder auf einem neuen Datenträger gegen Aufpreis gemäss Preisliste (Ziff. 9.3). Der Rückversand erfolgt eingeschrieben. Das Archiv wird offen (unverschlüsselt) abgelegt, damit es ohne technische Hürde nutzbar ist; auf Wunsch des Kunden erfolgt die Ablage verschlüsselt, wobei das Passwort separat zugestellt wird.

7.2 Der Kunde prüft die Lieferung innert 14 Tagen und rügt allfällige Mängel; danach gilt sie als genehmigt. Aussortierungen und Umwandlungen sind der mitgelieferten Dokumentation zu entnehmen. Nachbesserung geht Minderung vor.

7.3 Geht die Rücksendung verloren oder wird der Datenträger beim Kunden vor der Prüfung beschädigt, liefern wir — solange unsere Kopien noch nicht gelöscht sind (Ziff. 8) — gegen Gebühr gemäss Preisliste erneut aus.

8. Aufbewahrung und Löschung

8.1 30 Tage nach Auslieferung löschen wir sämtliche bei uns verbliebenen Kopien des Bestands — Arbeitsdaten, Lieferpaket und Sicherungen — unwiderruflich und stellen eine schriftliche Löschbestätigung aus. Danach ist keine erneute Auslieferung möglich.

8.2 Wir behalten nur die Löschbestätigung und die Auftrags-Eckdaten (Anzahlen, Daten, Rechnungsdaten) gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

8.3 Abweichend gilt bei einem Abo (Ziff. 10) die dort vereinbarte Aufbewahrung.

9. Physische Datenträger

9.1 Der Versand an uns erfolgt auf Risiko des Kunden; der Rückversand erfolgt eingeschrieben auf unser Risiko bis zur Übergabe an die Post.

9.2 Für bereits schadhafte, gealterte oder fehlerhafte Datenträger übernehmen wir keine Verantwortung; lesbare Inhalte werden nach Möglichkeit übernommen. Erweist sich ein Datenträger als nicht lesbar, informieren wir den Kunden vor weiteren Schritten.

9.3 Reicht der freie Speicherplatz auf dem eingesandten Datenträger für das gelieferte Archiv nicht aus, erfolgt die Lieferung auf einem neuen Datenträger von ortegamedia & style; der Aufpreis richtet sich nach der Preisliste.

10. Abo «Ergänzen» / «Parkieren» (optional)

10.1 Ergänzen: Nach Abschluss bewahren wir auf Wunsch nur technische Fingerabdrücke (Prüfsummen/Struktur, keine Bilder) auf, damit spätere Nachlieferungen in das bestehende Ordnungssystem eingefügt werden können.

10.2 Parkieren: Auf ausdrücklichen Wunsch bewahren wir das verschlüsselte Lieferpaket über die 30 Tage hinaus auf. Preis, Laufzeit und Kündigung gemäss Preisliste; nach Ende der Laufzeit gilt Ziff. 8 sinngemäss.

10.3 Abos sind jederzeit auf Ende Monat kündbar; mit der Kündigung werden die aufbewahrten Daten gelöscht und bestätigt.

11. Haftung

11.1 Wir haften für Schäden nur bei Absicht oder grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit sowie für Hilfspersonen ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

11.2 Die Haftung ist der Höhe nach auf den Auftragswert beschränkt. Für ideelle Werte des Materials wird nicht gehaftet; massgeblich bleibt, dass die Originale des Kunden auf seinem Datenträger unangetastet bleiben (Ziff. 2.3) und ihm empfohlen ist, eigene Kopien zurückzubehalten (Ziff. 3.2).

11.3 Kein Anspruch besteht für Folgen unzutreffender Kundenangaben und -zusicherungen (Ziff. 3, 5, 6) sowie für Ereignisse ausserhalb unseres Einflusses (höhere Gewalt, Ausfall von Dritt-Infrastruktur, Transportverlust trotz eingeschriebenen Versands).

12. Datenschutz

Es gilt unsere Datenschutzerklärung (vrf.ch/datenschutz). Verantwortliche Stelle ist ortegamedia & style. Betroffene Rechte (Auskunft, Löschung) richten sich nach dem revDSG; Anfragen an info@ortegamedia.ch.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Mitteilungen an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse gelten als zugestellt.

13.2 Es gilt schweizerisches Recht. Gerichtsstand ist — soweit gesetzlich zulässig — der Sitz von ortegamedia & style; zwingende Gerichtsstände für Konsumentinnen und Konsumenten bleiben vorbehalten.